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5 C0 A+ E6 {- p( |" ^. V* N( N4 l 在工作中,我们经常会有这种需求:需要多人填写同一个表格,同时又想让每个人仅能看到、填写和修改自己的数据,所有人填写的数据都实时自动汇总到表格里,收集人可以看到所有汇总数据。如果还能自动整理就更好了。
9 N5 {5 {: Y) N7 }0 j 怎么办?有没有更简单、更自动化、功能更强大的免费工具?有!用 SeaTable 的“数据收集表”就能轻松满足。 . V: `6 h0 C( q0 D: `) D
有人说,那我用表单不也能收集数据吗?没错儿,表单是能收集数据,但填写人只能在传统表单界面上来填写,而且一次只能填写并提交一个表单,一旦提交后就无法再查看和修改,很是影响填写准确性。如果需要一次填写多个条目时,有的表单虽然也允许多次填写和提交,但同样影响填写体验,更缺乏效率。而且,也不适用于多人填写表格这种规范化的表格汇总场景。
. S, f' l; s5 e9 U7 @ 又有人说,那我用一些表格的合并功能不也能收集和汇总表格嘛,是能做到,但很多表格仅在“合并”这一环节就需要手动操作好几步,又慢又麻烦。对于上述这类场景,如果有更灵活更自动化的数据收集工具能实现,我们何乐而不为呢?下面就来了解一款强大的数据收集工具: SeaTable 的“数据收集表”。
4 I/ P9 Y/ i1 G( Q; |" L; ` SeaTable 数据收集表特点
8 J- Y1 D$ h* X: U: f& c SeaTable “数据收集表”是一款仅填写人自己可见且可修改的表格式数据收集工具,可填写多行,数据实时自动汇总整理。可导出、打印。可快速创建出统计图表。它是 SeaTable 的一个重要功能,是比表单更灵活的数据收集神器。
0 K3 I7 Z; }" t2 F+ ~ “数据收集表”结合了表格和表单的优点。它和表单一样,把它的链接或二维码发给填写人,填写人就可以往进填入数据了。同时它还和表格一样,填写人可以方便地在表格界面中填入多行数据,可以复制、粘贴、撤销、重填。更重要的是,每个人填写人只能看到和修改自己填写的数据,表格管理员可以看到所有人填写的实时汇总数据。
) t. X) I2 t: H4 g* i “数据收集表”非常适合于需要允许填写人填写多个条目,而且还需要对之前填写的条目进行查看、修改、复制这类场景。比如多人填写表格、收集采购数据、汇总销售报表、收集学生信息、收集电子作业、收集电子发票、活动报名、填写各类清单等等。个人、企业都可以使用,对内、对外都可以收集数据。 2 U C- @1 Q4 y9 d/ q6 U9 ^& O
下面,我们就来看 SeaTable 的“数据收集表”,都有哪些特点: ! ?6 u9 k8 V8 o6 M
1.填写人打开链接或用微信扫码后,就可以直接进入表格填写界面。在电脑桌面端和手机移动端都可以操作。 - _0 S$ E# c5 t# i; Z- A0 q4 F/ s
2.每个填写人只能看到、填写和修改自己的数据,无法看到别人的数据,有效保护填写人隐私。而且所有人填写的数据都实时自动汇总到表格里,收集人(表格管理员)可以看到所有汇总数据,为收集人节省大量工作时间。 6 |; }; e! V: |! I7 ?
3.填写人在表格上可以自由灵活地操作,比如可以填写一行或多行,可以进行复制、粘贴、删除等。信息自动保存。省去提交。
* S \6 l' U6 R0 H+ O0 ^ 4.支持文本、日期、长文本、图片、文件、单选、多选等数据类型,从根本上规范了填写内容格式,保证数据有效性,也方便了填写人填写。比如表里某列的格式是“日期”类型里的国际标准格式,那么填写人双击单元格就可以直接选择日期。
7 h6 @) @2 |) l3 j 5.不同于传统表格,“数据收集表”填写界面的表头无法被修改、删除、增加,保证了收集人对表格的权限控制和表格安全性。
) K* |6 T: W: O/ J+ v6 M) x 接下来我们就以发票归集整理为例,来看看如何用 SeaTable 的“数据收集表”轻松完成公司的发票收集和整理工作。 ) q! E! I! ?2 @# P, _3 l
一、创建数据收集表
+ }" `* T P. a7 Q* b2 ~. ?" b 创建数据收集表并共享,实际是一个很简单的过程,不到一分钟就可以完成。为了能让大家加深了解,以下内容做展开说明。
3 J: j, C% c# b' O' t 1.创建基本表格/ c+ a: B1 D, c& o) B( [9 B# O6 B
“数据收集表”是在 SeaTable 的表格上创建的。在创建数据收集表之前,我们需要创建一个如下图这样的基本表,并且将需要的字段设置好。比如: , X$ \ n( s) u8 y
姓名列用了文本类型;类型列用了单选类型;金额列用了数字类型里的人民币格式;发票列用了文件类型;纸质发票列用了图片类型;提交时间列(已隐藏,不需要填写人填写),用了创建时间类型,可自动记录增加行的时间。
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2.创建并设置数据收集表) ?. Z2 y6 _/ }, G, v/ o9 d( N
建立基本表后,点击右上角的“表单”,再点击“创建新表单”,就可以选择创建一个数据收集表。如下图:
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# L5 w" Z* N" n 创建一个数据收集表后,就可以进入设置界面。界面左侧是分享后的预览效果,右侧是设置区。你可以设置基于表格里的哪个子表、子表里的哪个视图去创建,可以设置填写表中显示哪些列(填写项)。左侧会根据设置实时显示出效果。 0 W4 Z1 E0 ^2 o5 n0 K. x
在设置界面上,还可以点击右上角的“数据收集表”进入其填写界面,可测试是否能填写并自动汇总数据。 $ K" l7 a/ j9 q2 H" P
桌面端预览,如下图: 8 M7 t% a$ j1 l
8 F r ^" c9 } S" Y* w: D4 E' G d 在同一个设置界面中,下拉就可以看到移动端预览,如下图: " x1 A& |6 ^# ?- L) W
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3.共享数据收集表
$ o3 A) N/ g) g. l) I1 p( n 完成设置后,点击上图中的“共享”按钮即可复制链接或二维码,发给填写人或发到微信群、QQ群里了。
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二、填写人填写数据0 M- n- }! }5 O0 S
桌面端填写界面
: K" \) r& A s9 } 当填写人打开链接或用微信扫码登录后,就可以看到本数据收集表填写界面了,点击左下角的“+”,即可添加一行或多行。如下图: . d' H; i% D7 C: F3 @& P
, b; I6 {( w/ @& n 移动端填写界面: V* o8 S0 Q& M, ]& j5 W$ t, U
移动端展现形式有两种,分别是网格模式、列表模式,打开后默认展示网格模式。点击右下角的“···”按钮即可切换模式。点击旁边的“+”即可增加行。
5 P" f0 n8 ^- Z5 h" G5 { ①移动端网格模式,如下图:
_% |7 d! s4 K# K; O% z' l' T 网格模式就是表格形式,在网格模式下可以直接添加行并点击单元格进行填写。点击行开头的放大箭头,还可以打开行并以类似表单样式来填写。
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# }5 `( V2 R$ Y+ v& @0 i% l) y7 H ②移动端列表模式下,如下图:
4 u# u& w( e- G3 r 在列表模式下,行记录是块状排列的列表形式。点击右下角的“+”,可增加行记录并以类似表单样式来填写。点击已有的行,可直接进去编辑修改。 9 U$ H# w1 ]+ j) k: h) V
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无论是在桌面端还是在移动端填写,这些数据都会自动同步保存到“发票归集整理表”内。值得加以强调的是,它比表单更加灵活,填写人不仅可以看到自己的填写数据,还可以对填写过的数据进行下拉填充、复制、粘贴、修改、删除等操作。
/ h/ x5 s7 W7 j' W 填写人桌面端数据收集表填写界面,如下图:
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所有填写人填写的数据实时自动汇总。数据收集人(表格管理员)可以在“发票归集整理表”看到所有汇总数据。 3 h% k+ c. V/ l. L
当所有人填写完数据后,我们就完成了数据收集。桌面端数据收集表(汇总表),如下图: * ^" t5 b3 c8 Q; ~ u9 v0 R% J$ o" L
/ o8 J/ |6 |- F 三、自动整理数据1 j7 O0 q! ~) ?5 {$ v5 W8 H
在前面,我们用“数据收集表”完成了数据收集,那么如何实现实时自动整理呢,同样很简单。
* }) P! y7 o5 c+ j7 p 可快速切换查看不同角度的数据
. U& ^$ n8 f6 n. Q SeaTable 支持“视图”功能,在表上创建视图并设置过滤、分组等条件后,视图就可以对汇总中的数据进行实时自动整理,我们就可以快速切换查看不同角度的数据了。而且表和表里的视图都可以导出为 Excel 。视图还支持打印。
; m( w/ C, K% ?6 X; P( Q 表格视图,如下图:
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5 @ |! N6 T* L! V 可快速创建出统计图表+ Z% m0 _5 z* r' t, v
同样,在“统计”功能里,仅需选择简单参数就可以快速创建出统计图表,帮我们完成数据分析。创建后,图表自动更新。点击即可直接进去查看和编辑。图表也可以导出为图片。如下图:
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可进行更直观的数据可视化7 o) O; q. a2 d/ c* J0 U1 g" x
除了可以通过视图、统计图表的形式来查看数据外,我们还可以根据汇总数据的特征,使用 SeaTable 的日历、时间线、图库、地图来更直观地可视化数据。
. ~/ Y% d5 y% m( V" z# J. d# Y' \. z 另外,SeaTable 还支持把表格(只读模式)嵌入到网页中,支持分享单个视图进行协作,支持自动化提醒,支持 API 扩展等,感兴趣的朋友可自己去进一步了解。
# E2 F0 J E4 q' ~- ^! O 总结
7 Q% } \1 C" s SeaTable 的“数据收集表”结合了表单与表格的优点。在收集数据时,相比于表单,填写人能自由地查看、填写和修改填写中或填写过的数据,而且仅能查看和修改自己的数据,有效保护了填写人的敏感信息和隐私;相比于传统表格,它又更为轻便和自动化,并且兼顾了权限控制、安全性和时效性。 B% D" \$ y" F& V) O. F+ n
它极大地补充和丰富了数据收集的使用场景。给企业、机构、数据收集人、填写人都带来了很大便利。而且它操作简单,使用灵活方便。当然,它的传统表单也很好用,我们可以根据收集需求去选择使用。
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