, V9 |9 u0 o. N- z' n 在工作中,我们经常会有这种需求:需要多人填写同一个表格,同时又想让每个人仅能看到、填写和修改自己的数据,所有人填写的数据都实时自动汇总到表格里,收集人可以看到所有汇总数据。如果还能自动整理就更好了。 / t4 p9 p8 o% J& d/ t/ f& x0 _: D
怎么办?有没有更简单、更自动化、功能更强大的免费工具?有!用 SeaTable 的“数据收集表”就能轻松满足。
3 r G3 G6 [% J% Y8 t; n6 V5 Y 有人说,那我用表单不也能收集数据吗?没错儿,表单是能收集数据,但填写人只能在传统表单界面上来填写,而且一次只能填写并提交一个表单,一旦提交后就无法再查看和修改,很是影响填写准确性。如果需要一次填写多个条目时,有的表单虽然也允许多次填写和提交,但同样影响填写体验,更缺乏效率。而且,也不适用于多人填写表格这种规范化的表格汇总场景。
# a* `/ G2 p5 q# c' A 又有人说,那我用一些表格的合并功能不也能收集和汇总表格嘛,是能做到,但很多表格仅在“合并”这一环节就需要手动操作好几步,又慢又麻烦。对于上述这类场景,如果有更灵活更自动化的数据收集工具能实现,我们何乐而不为呢?下面就来了解一款强大的数据收集工具: SeaTable 的“数据收集表”。 ( w$ J8 f* u' T* `: {) a
SeaTable 数据收集表特点7 [& Z: y8 F' Y
SeaTable “数据收集表”是一款仅填写人自己可见且可修改的表格式数据收集工具,可填写多行,数据实时自动汇总整理。可导出、打印。可快速创建出统计图表。它是 SeaTable 的一个重要功能,是比表单更灵活的数据收集神器。
* z9 X0 ^5 B+ E) r! H “数据收集表”结合了表格和表单的优点。它和表单一样,把它的链接或二维码发给填写人,填写人就可以往进填入数据了。同时它还和表格一样,填写人可以方便地在表格界面中填入多行数据,可以复制、粘贴、撤销、重填。更重要的是,每个人填写人只能看到和修改自己填写的数据,表格管理员可以看到所有人填写的实时汇总数据。 " f) }* g$ n0 c! {
“数据收集表”非常适合于需要允许填写人填写多个条目,而且还需要对之前填写的条目进行查看、修改、复制这类场景。比如多人填写表格、收集采购数据、汇总销售报表、收集学生信息、收集电子作业、收集电子发票、活动报名、填写各类清单等等。个人、企业都可以使用,对内、对外都可以收集数据。 % N8 l& I1 B' p+ A& ^* H" c4 J" @9 v
下面,我们就来看 SeaTable 的“数据收集表”,都有哪些特点:
" r9 B" l- V) ~/ c1 G% E t 1.填写人打开链接或用微信扫码后,就可以直接进入表格填写界面。在电脑桌面端和手机移动端都可以操作。 5 q1 ^ k: m3 D" _% s" K) S
2.每个填写人只能看到、填写和修改自己的数据,无法看到别人的数据,有效保护填写人隐私。而且所有人填写的数据都实时自动汇总到表格里,收集人(表格管理员)可以看到所有汇总数据,为收集人节省大量工作时间。 g/ C" U$ G( [5 H e8 W' V2 u! f$ e
3.填写人在表格上可以自由灵活地操作,比如可以填写一行或多行,可以进行复制、粘贴、删除等。信息自动保存。省去提交。
* [( G" {0 f# J# M 4.支持文本、日期、长文本、图片、文件、单选、多选等数据类型,从根本上规范了填写内容格式,保证数据有效性,也方便了填写人填写。比如表里某列的格式是“日期”类型里的国际标准格式,那么填写人双击单元格就可以直接选择日期。 1 a) W& y) i0 d: F
5.不同于传统表格,“数据收集表”填写界面的表头无法被修改、删除、增加,保证了收集人对表格的权限控制和表格安全性。 4 i0 ^# i/ f# A1 Q' ?9 S
接下来我们就以发票归集整理为例,来看看如何用 SeaTable 的“数据收集表”轻松完成公司的发票收集和整理工作。
4 d% x+ p9 Z/ g 一、创建数据收集表
: H: l4 C# S* E8 a! t 创建数据收集表并共享,实际是一个很简单的过程,不到一分钟就可以完成。为了能让大家加深了解,以下内容做展开说明。
9 x) U8 u" J9 E9 @ 1.创建基本表格7 l7 @. J! f9 I( E( \
“数据收集表”是在 SeaTable 的表格上创建的。在创建数据收集表之前,我们需要创建一个如下图这样的基本表,并且将需要的字段设置好。比如: ; e1 T# F; O; D5 y% \# g' `
姓名列用了文本类型;类型列用了单选类型;金额列用了数字类型里的人民币格式;发票列用了文件类型;纸质发票列用了图片类型;提交时间列(已隐藏,不需要填写人填写),用了创建时间类型,可自动记录增加行的时间。 6 d5 m# B( W: h2 q& O) e1 Z; e7 H
0 p4 b# r. O0 ` 2.创建并设置数据收集表
1 i4 U# H0 _* {3 E+ ] 建立基本表后,点击右上角的“表单”,再点击“创建新表单”,就可以选择创建一个数据收集表。如下图: - m/ Q/ n. B& J- S, M6 ]7 L- ~
9 z4 U e5 ~1 m( H" {3 W2 ] 创建一个数据收集表后,就可以进入设置界面。界面左侧是分享后的预览效果,右侧是设置区。你可以设置基于表格里的哪个子表、子表里的哪个视图去创建,可以设置填写表中显示哪些列(填写项)。左侧会根据设置实时显示出效果。 $ J9 Y* Z; P& n0 l$ t
在设置界面上,还可以点击右上角的“数据收集表”进入其填写界面,可测试是否能填写并自动汇总数据。 + m; T& C4 }1 s4 E8 \) t7 [2 ?& |$ Q
桌面端预览,如下图:
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在同一个设置界面中,下拉就可以看到移动端预览,如下图:
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( u7 |! ]6 z. o( d, C! s 3.共享数据收集表
& D& _' s! F' x3 o7 `' o. O6 p- [0 h) Q 完成设置后,点击上图中的“共享”按钮即可复制链接或二维码,发给填写人或发到微信群、QQ群里了。
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二、填写人填写数据1 s% X0 c1 t! E k9 \' K
桌面端填写界面
7 C T1 K' _ J/ J, ~2 Q 当填写人打开链接或用微信扫码登录后,就可以看到本数据收集表填写界面了,点击左下角的“+”,即可添加一行或多行。如下图:
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) l! f/ I) `$ ~0 Z( c# I 移动端填写界面
9 s$ d; ]3 `$ P0 W/ v E) d6 {0 l/ W 移动端展现形式有两种,分别是网格模式、列表模式,打开后默认展示网格模式。点击右下角的“···”按钮即可切换模式。点击旁边的“+”即可增加行。 ' O% W& n6 G( z" a
①移动端网格模式,如下图: J; E2 m) u& u5 V0 y8 r6 E# w
网格模式就是表格形式,在网格模式下可以直接添加行并点击单元格进行填写。点击行开头的放大箭头,还可以打开行并以类似表单样式来填写。 9 h# {' t* w; z; n- s: l) H6 K; P: F
- }$ D8 s N, M& T+ F2 d2 r ②移动端列表模式下,如下图:
/ @6 b6 a- E7 t- {* b 在列表模式下,行记录是块状排列的列表形式。点击右下角的“+”,可增加行记录并以类似表单样式来填写。点击已有的行,可直接进去编辑修改。
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8 p0 i# r0 f1 r3 P$ v* X# N, S 无论是在桌面端还是在移动端填写,这些数据都会自动同步保存到“发票归集整理表”内。值得加以强调的是,它比表单更加灵活,填写人不仅可以看到自己的填写数据,还可以对填写过的数据进行下拉填充、复制、粘贴、修改、删除等操作。 / n8 f) j1 F. v7 b7 N2 F! E4 t
填写人桌面端数据收集表填写界面,如下图: ) e: t# |6 I/ n1 n9 _" [
, j! Q# b$ I! b, R9 h( x% J' p# z 所有填写人填写的数据实时自动汇总。数据收集人(表格管理员)可以在“发票归集整理表”看到所有汇总数据。
0 h# D( |- N6 C6 g& o7 b' K 当所有人填写完数据后,我们就完成了数据收集。桌面端数据收集表(汇总表),如下图: 1 K2 o3 | q( l) R
3 l& ^% w' W& j: f# X2 g( _ 三、自动整理数据8 l e, L6 w& m6 R
在前面,我们用“数据收集表”完成了数据收集,那么如何实现实时自动整理呢,同样很简单。 , j } P; w6 w/ w2 t/ j
可快速切换查看不同角度的数据3 d/ O6 ]" `& T
SeaTable 支持“视图”功能,在表上创建视图并设置过滤、分组等条件后,视图就可以对汇总中的数据进行实时自动整理,我们就可以快速切换查看不同角度的数据了。而且表和表里的视图都可以导出为 Excel 。视图还支持打印。
9 H: F; o& a' I" v& Z 表格视图,如下图:
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可快速创建出统计图表6 [% ]# E% |& S8 i* S
同样,在“统计”功能里,仅需选择简单参数就可以快速创建出统计图表,帮我们完成数据分析。创建后,图表自动更新。点击即可直接进去查看和编辑。图表也可以导出为图片。如下图: 7 N2 _5 U" Z# j) h/ N
. c3 Z6 W0 B( W: H3 w$ N 可进行更直观的数据可视化4 g, l) w5 l! x
除了可以通过视图、统计图表的形式来查看数据外,我们还可以根据汇总数据的特征,使用 SeaTable 的日历、时间线、图库、地图来更直观地可视化数据。 ; W. Z; [7 A3 t a( H
另外,SeaTable 还支持把表格(只读模式)嵌入到网页中,支持分享单个视图进行协作,支持自动化提醒,支持 API 扩展等,感兴趣的朋友可自己去进一步了解。
- w" l" ]8 Y" U; q9 g, R 总结
# v$ P9 ~* t2 F. Q$ L SeaTable 的“数据收集表”结合了表单与表格的优点。在收集数据时,相比于表单,填写人能自由地查看、填写和修改填写中或填写过的数据,而且仅能查看和修改自己的数据,有效保护了填写人的敏感信息和隐私;相比于传统表格,它又更为轻便和自动化,并且兼顾了权限控制、安全性和时效性。
8 a( o1 i3 \7 {( v: T7 H- Y* T' m 它极大地补充和丰富了数据收集的使用场景。给企业、机构、数据收集人、填写人都带来了很大便利。而且它操作简单,使用灵活方便。当然,它的传统表单也很好用,我们可以根据收集需求去选择使用。 ~& U0 V9 k5 S9 p8 F; Y# A( o2 @
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