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在工作中,我们经常会有这种需求:需要多人填写同一个表格,同时又想让每个人仅能看到、填写和修改自己的数据,所有人填写的数据都实时自动汇总到表格里,收集人可以看到所有汇总数据。如果还能自动整理就更好了。
( \ @6 q& ?0 @) `9 R 怎么办?有没有更简单、更自动化、功能更强大的免费工具?有!用 SeaTable 的“数据收集表”就能轻松满足。 8 k: \+ K* L/ H' w$ T- e
有人说,那我用表单不也能收集数据吗?没错儿,表单是能收集数据,但填写人只能在传统表单界面上来填写,而且一次只能填写并提交一个表单,一旦提交后就无法再查看和修改,很是影响填写准确性。如果需要一次填写多个条目时,有的表单虽然也允许多次填写和提交,但同样影响填写体验,更缺乏效率。而且,也不适用于多人填写表格这种规范化的表格汇总场景。
7 C# s' o2 }3 `( h+ f 又有人说,那我用一些表格的合并功能不也能收集和汇总表格嘛,是能做到,但很多表格仅在“合并”这一环节就需要手动操作好几步,又慢又麻烦。对于上述这类场景,如果有更灵活更自动化的数据收集工具能实现,我们何乐而不为呢?下面就来了解一款强大的数据收集工具: SeaTable 的“数据收集表”。 & X; X- E+ ?( A/ k+ b; s
SeaTable 数据收集表特点
# `$ _& }1 ]7 N. k! h2 Q SeaTable “数据收集表”是一款仅填写人自己可见且可修改的表格式数据收集工具,可填写多行,数据实时自动汇总整理。可导出、打印。可快速创建出统计图表。它是 SeaTable 的一个重要功能,是比表单更灵活的数据收集神器。
+ h" O5 K% T# Z; ~5 E “数据收集表”结合了表格和表单的优点。它和表单一样,把它的链接或二维码发给填写人,填写人就可以往进填入数据了。同时它还和表格一样,填写人可以方便地在表格界面中填入多行数据,可以复制、粘贴、撤销、重填。更重要的是,每个人填写人只能看到和修改自己填写的数据,表格管理员可以看到所有人填写的实时汇总数据。
3 O- s6 E2 c8 p$ d& | “数据收集表”非常适合于需要允许填写人填写多个条目,而且还需要对之前填写的条目进行查看、修改、复制这类场景。比如多人填写表格、收集采购数据、汇总销售报表、收集学生信息、收集电子作业、收集电子发票、活动报名、填写各类清单等等。个人、企业都可以使用,对内、对外都可以收集数据。 9 X' X) Z- u8 f+ D j
下面,我们就来看 SeaTable 的“数据收集表”,都有哪些特点:
/ s* c0 N8 @: J* c 1.填写人打开链接或用微信扫码后,就可以直接进入表格填写界面。在电脑桌面端和手机移动端都可以操作。 - V& W8 W9 Q! \$ f3 `' |2 S5 g
2.每个填写人只能看到、填写和修改自己的数据,无法看到别人的数据,有效保护填写人隐私。而且所有人填写的数据都实时自动汇总到表格里,收集人(表格管理员)可以看到所有汇总数据,为收集人节省大量工作时间。 8 ^& N2 s" u3 @4 ^" c
3.填写人在表格上可以自由灵活地操作,比如可以填写一行或多行,可以进行复制、粘贴、删除等。信息自动保存。省去提交。
% X- `4 J* G- Q# g; D$ q$ {/ X 4.支持文本、日期、长文本、图片、文件、单选、多选等数据类型,从根本上规范了填写内容格式,保证数据有效性,也方便了填写人填写。比如表里某列的格式是“日期”类型里的国际标准格式,那么填写人双击单元格就可以直接选择日期。
( M, }$ z& ]2 M, O& k 5.不同于传统表格,“数据收集表”填写界面的表头无法被修改、删除、增加,保证了收集人对表格的权限控制和表格安全性。 $ L! N) u- `+ j% u3 P4 J6 a* U
接下来我们就以发票归集整理为例,来看看如何用 SeaTable 的“数据收集表”轻松完成公司的发票收集和整理工作。 , p1 \- c/ R; B) y4 d7 c
一、创建数据收集表+ p1 R8 H4 Y: g' p* p0 A
创建数据收集表并共享,实际是一个很简单的过程,不到一分钟就可以完成。为了能让大家加深了解,以下内容做展开说明。 4 i5 ~$ s: k1 @) @! ]! k# [
1.创建基本表格
6 J9 J- s' }9 \4 q6 Y$ Y8 }" M “数据收集表”是在 SeaTable 的表格上创建的。在创建数据收集表之前,我们需要创建一个如下图这样的基本表,并且将需要的字段设置好。比如:
0 s6 H7 J8 j$ w8 A: U 姓名列用了文本类型;类型列用了单选类型;金额列用了数字类型里的人民币格式;发票列用了文件类型;纸质发票列用了图片类型;提交时间列(已隐藏,不需要填写人填写),用了创建时间类型,可自动记录增加行的时间。
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2.创建并设置数据收集表) o6 K6 U, _8 A' U9 E3 r
建立基本表后,点击右上角的“表单”,再点击“创建新表单”,就可以选择创建一个数据收集表。如下图:
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2 w. C& B+ g7 _7 C- n0 U 创建一个数据收集表后,就可以进入设置界面。界面左侧是分享后的预览效果,右侧是设置区。你可以设置基于表格里的哪个子表、子表里的哪个视图去创建,可以设置填写表中显示哪些列(填写项)。左侧会根据设置实时显示出效果。
a3 g# z8 c3 D 在设置界面上,还可以点击右上角的“数据收集表”进入其填写界面,可测试是否能填写并自动汇总数据。
2 _( V: `8 ^0 j4 K6 k3 E, \ 桌面端预览,如下图: " H: I3 ]2 R2 o/ ]
& c# C4 L+ u. S/ C: y7 A) R 在同一个设置界面中,下拉就可以看到移动端预览,如下图: - R" x) d4 u$ i' |
* ~) W) }3 p. [/ H0 q( l3 K0 Z 3.共享数据收集表
0 i# q! @+ | _& x8 b! l4 t6 _ 完成设置后,点击上图中的“共享”按钮即可复制链接或二维码,发给填写人或发到微信群、QQ群里了。
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8 f& f5 Y9 ^9 u- ^ 二、填写人填写数据
* O$ Z C% j/ ?0 w/ M 桌面端填写界面5 ?3 ], n9 W; K6 |
当填写人打开链接或用微信扫码登录后,就可以看到本数据收集表填写界面了,点击左下角的“+”,即可添加一行或多行。如下图: % N9 I( R) L' U, m0 n
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移动端填写界面 ~3 C7 A2 i$ o
移动端展现形式有两种,分别是网格模式、列表模式,打开后默认展示网格模式。点击右下角的“···”按钮即可切换模式。点击旁边的“+”即可增加行。 8 `2 Z. x# Y+ @% h, w* i: E
①移动端网格模式,如下图: . E" h, [8 W2 ~, J- U# w4 A4 W( \
网格模式就是表格形式,在网格模式下可以直接添加行并点击单元格进行填写。点击行开头的放大箭头,还可以打开行并以类似表单样式来填写。 + K) v2 D7 T1 {
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②移动端列表模式下,如下图:
0 t/ `% M# H) ]2 e" H! Z2 C/ g 在列表模式下,行记录是块状排列的列表形式。点击右下角的“+”,可增加行记录并以类似表单样式来填写。点击已有的行,可直接进去编辑修改。
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* v# ?9 Q! Z ^- p# | 无论是在桌面端还是在移动端填写,这些数据都会自动同步保存到“发票归集整理表”内。值得加以强调的是,它比表单更加灵活,填写人不仅可以看到自己的填写数据,还可以对填写过的数据进行下拉填充、复制、粘贴、修改、删除等操作。 : a3 E7 K& `$ ]3 x6 q
填写人桌面端数据收集表填写界面,如下图:
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j7 ^' z$ D9 c; Z6 s 所有填写人填写的数据实时自动汇总。数据收集人(表格管理员)可以在“发票归集整理表”看到所有汇总数据。
& u0 |! }+ `9 X, q' ^* D& C, } 当所有人填写完数据后,我们就完成了数据收集。桌面端数据收集表(汇总表),如下图:
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三、自动整理数据# T( X7 I6 b8 A8 W: B* c
在前面,我们用“数据收集表”完成了数据收集,那么如何实现实时自动整理呢,同样很简单。 1 V. F/ `) }+ X0 j
可快速切换查看不同角度的数据
. L k- [9 u7 G0 V4 Z1 r! T) h% `7 H SeaTable 支持“视图”功能,在表上创建视图并设置过滤、分组等条件后,视图就可以对汇总中的数据进行实时自动整理,我们就可以快速切换查看不同角度的数据了。而且表和表里的视图都可以导出为 Excel 。视图还支持打印。
* ~' g. I: F3 o7 K 表格视图,如下图:
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可快速创建出统计图表
2 h/ y5 W% u$ f+ Q8 E7 H% G2 H 同样,在“统计”功能里,仅需选择简单参数就可以快速创建出统计图表,帮我们完成数据分析。创建后,图表自动更新。点击即可直接进去查看和编辑。图表也可以导出为图片。如下图: - Y$ N- a7 L7 Y+ O3 \7 {* I
& F( ?* I( B, g: a# M 可进行更直观的数据可视化( m4 B1 ?7 l% ]* T2 p. A
除了可以通过视图、统计图表的形式来查看数据外,我们还可以根据汇总数据的特征,使用 SeaTable 的日历、时间线、图库、地图来更直观地可视化数据。
% A# Q- p/ U1 ~) u7 S; ^( r 另外,SeaTable 还支持把表格(只读模式)嵌入到网页中,支持分享单个视图进行协作,支持自动化提醒,支持 API 扩展等,感兴趣的朋友可自己去进一步了解。 ! C8 I5 L9 E: h% o0 w2 i
总结
1 M# B! d" {1 S6 r* x( Q, V: w SeaTable 的“数据收集表”结合了表单与表格的优点。在收集数据时,相比于表单,填写人能自由地查看、填写和修改填写中或填写过的数据,而且仅能查看和修改自己的数据,有效保护了填写人的敏感信息和隐私;相比于传统表格,它又更为轻便和自动化,并且兼顾了权限控制、安全性和时效性。
9 q: w0 F+ r8 q$ l& h7 p 它极大地补充和丰富了数据收集的使用场景。给企业、机构、数据收集人、填写人都带来了很大便利。而且它操作简单,使用灵活方便。当然,它的传统表单也很好用,我们可以根据收集需求去选择使用。
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