支出管理和分析的最佳实践 采购管理系统哪个好 - 沿海生态系统管理实践

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原标题：支出管理和分析的最佳实践 采购管理系统哪个好

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支出管理是指收集、维护、分类和审查支出数据以降低采购成本的过程。它还旨在提高效率、监视和控制工作流程以及保持法规遵从性。支出管理流程影响整个采购周期的众多活动，包括请购单处理、规划、预算、供应商和合同管理、库存管理、采购，甚至产品开发。

所有组织，无论其规模和类型如何，都应该制定支出管理流程。优化的支出管理流程可以节省 90% 以上的运营效率。在这里，我们将探讨支出管理优化如何节省成本，以及获得这些回报所需采取的步骤。

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检查您的支出管理流程

您当前的支出管理流程是什么样的？您可能使用许多不同的工具来严格管理流程。您可能使用不同的工具来管理松散的流程。但事实是，许多公司根本没有任何适当的流程。

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遵循支出管理和分析的最佳实践

拥有一个流程是一个好的开始，但您需要对其进行分析以确保它遵循最佳实践。这意味着：

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是一个中心化平台为您提供完全的支出透明度与您的会计软件或 ERP 集成管理整个采购到付款生命周期防止组织中的任何人在不使用系统的情况下购买商品允许用户拥有必要的权限以避免审批瓶颈拥有分配用于反映签名权限矩阵的预算允许您实施适当的审批工作流程提供应付账款自动化包括三向匹配以实现更好的风险管理可以轻松地对供应商的交付、定价、可用性等进行基准测试具有提前付款和逾期付款罚款的实时报告和警报

您当前的支出管理策略很可能没有达到所有这些目标——但这没关系。重要的是，您不再使用充满电子表格、电话和电子邮件的手动方法，而是使用集中所有内容的专用采购管理系统。

为什么需要集中存储库

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组织对于任何企业来说都是关键。通过将信息存储在单个位置，您无需再筛选电子邮件、希望使用最新版本的 Excel 电子表格或玩电话标签。用户可以在需要时访问所需的信息。对于所有相关文件——供应商发票、合同等。

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为什么会计整合很重要

无论您使用什么支出管理或采购平台，它都应该与您的会计软件或 ERP 集成。为什么？手动过程需要时间并且充满潜在的错误。AP 自动化可为您的团队节省高达 80% 的发票处理时间，并防止您犯下代价高昂的错误，例如：

支付重复发票支付已开具发票但未收到的物品支付已开具发票但收到时已损坏或无法使用的物品错过利用提前付款折扣的机会逾期支付多张发票，使公司承担滞纳金并损害供应商关系

如果您每周花 10 小时在 AP 上，切换到自动化可以将其减少到两个小时。想象一下，您的团队每周多花八个小时可以做什么。会计软件集成还确保您可以管理整个“采购到付款”生命周期。不再需要将发票扫描到会计系统中并手动将其与相应的采购订单进行匹配。

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通过将电子采购软件连接到会计解决方案，您可以利用三向匹配。此功能会根据收到的货物和批准的采购订单自动检查您的发票。这样，您只需为您订购和收到的商品付费。如果系统中任何地方存在不匹配，就会被标记为需要人工干预。

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更简化的应付账款流程还可以改善您与主要供应商的关系。让您能够按时付款可以让他们高兴，而且还可以通过提前付款折扣协议或避免延迟付款罚款来实现节省。三向匹配还消除了使用独立 AP 自动化软件时因缺乏数据而导致的发票审批瓶颈。

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用户权限和审批工作流程

如果您当前的流程使任何人都可以轻松购买任何东西，而无需通过特定流程或软件，那么您就有麻烦了。您的企业可能会因特立独行的支出或在公司指定采购流程之外进行的采购、重复订单而损失大量资金。

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通过用户权限，您可以根据每个员工的工作职能要求为其指定某些能力。部门负责人可能负责一级审批，但某些门槛需要部门负责人及其主管的批准。如何设置用户权限和审批工作流程取决于您的业务性质和规模。然而，精细控制可确保每个部门遵循预算，甚至可以限制对某些供应商或产品的采购，以实现更好的类别管理。

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审批工作流程可确保采购申请或采购订单在从一个人转移到另一个人时不会堆积在某人的办公桌上或丢失。通过工作流程规则，您可以设置支出阈值、单个项目的金额等，以确定谁必须批准什么以及何时批准。

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报告和预测

当然，如果您是公式高手，则可以使用 Excel 完成报告。但是，当您处理多个人和同一数据的多个版本时，您无法确定您正在处理准确的支出数据 - 这可能会给事情带来麻烦。实时报告和支出分析对于管理公司的支出至关重要。支出分析数据是发现节省机会、制定数据驱动决策、甚至改进供应商管理的关键部分。

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如果报告发现您在某些支出类别上的支出超出了您的预期，您可以深入挖掘以找到根本原因。是因为作为战略采购计划的一部分而与您签订合同的供应商没有履行交易吗？是因为成本比您最初计划的要高吗？是不是因为你们之前的审批流程允许不必要的支出？

有效的采购管理从数字化转型开始

为了跟上竞争，您必须制定可靠的采购策略。但如果该采购策略不涉及使用数字工具来帮助采购团队，那么您将无法尽最大努力执行该策略。采购流程优化首先要分析您当前正在做的事情并寻找改进方法。如果你不知道自己在哪里，你就无法到达你要去的地方。采用白码采购管理系统，您可以节省成本。当您将节省的资金与采购和团队节省的时间结合起来时，您将能够投资于其他可改善现金流和利润的计划。返回搜狐，查看更多

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